Ураган Катрина. Ураган Рита. Ураган Вильма. Всего несколько месяцев назад эти штормы изменили жизни миллионов людей. Даже если вы не работали в районах, пострадавших от этих ураганов, возможно, вы отправляли продукцию или получали продукцию от фирм в регионе Персидского залива. Думаете, вас не затронули эти стихийные бедствия?
Теперь умножьте эту мысль тысячу раз, и вы получите некоторое представление о том, почему необходимо иметь готовый план действий на случай чрезвычайной ситуации, если вы столкнетесь с аналогичным кризисом в своем родном городе.
Как можно спланировать кризис или катастрофу, если они обычно случаются неожиданно? Насколько легко предвидеть то, чего вы еще не испытывали? Это две причины, по которым владельцы и менеджеры могут чувствовать себя парализованными, столкнувшись с планированием кризиса. Некоторым может показаться чуждой даже попытка представить, что делать или записать на бумаге, поэтому легче отложить это на другой день.
Планирование действий в чрезвычайных ситуациях
Но давайте посмотрим на это по-другому, возможно, по более мелким частям, чтобы вы могли оценить возможности. Первое, что нужно сделать, — это поручить эту работу одному человеку (это можете быть вы или кто-то другой) и сформировать небольшую команду для поддержки усилий. Один лидер сделает этот процесс более эффективным и результативным.
Итак, что в первую очередь вы можете сделать, чтобы спланировать кризис? Сделай список. Простой список «что, если» — отличное начало. Вспомните закон Мерфи: «Если что-то может пойти не так, оно обязательно произойдет». Как бы странно это ни звучало, запишите все, что может иметь отношение к вашему бизнесу – от экологических катастроф, таких как землетрясения, наводнения или ураганы, до отзыва продукции. Этот список должен охватывать все, что может привести к прерыванию вашего обычного делового цикла.
Думаете ли вы, что переработчики на юге Флориды планировали несколько ураганов в 2005 году? Когда я сейчас разговариваю с некоторыми людьми там, они не могут даже точно назвать названия ураганов или какие из них на какой стадии разрушения привели. Могу поспорить, что у большинства компаний на юге Флориды уже есть план действий на случай ураганов, который включает в себя такие вещи, как альтернативные источники энергии, планы перенаправления продукции и списки коммуникаций (как для клиентов, так и для персонала компании).
План восстановления бизнеса
Когда у вас будет список «а что, если», оглянитесь вокруг, чтобы проанализировать критически важные услуги и функции вашего бизнеса – те, которые держат двери открытыми. На ум приходят такие вещи, как сотрудники, денежный поток, оборудование для работы, телефоны и компьютеры, а также обслуживание клиентов. Это важнейшие функции, которые будут иметь решающее значение для скорейшего начала работы после стихийного бедствия.
Затем возьмите этот новый список и разбейте его на три или четыре основные категории, содержащие все сходство, например «Финансы», «Коммуникации», «Операции» и «Люди». Теперь вы можете начать видеть, как будет выглядеть ваш план – желательно до того, как кризис разразится без предупреждения. Вы можете назначить одного человека, который будет отвечать за каждую основную категорию, и попросить «команду» потратить некоторое время на исследование и написание плана действий по их категории во время кризиса.
Первый этап плана посвящен ликвидации чрезвычайной ситуации. Это руководство пользователя о том, как сохранить организацию во время непосредственной катастрофы. Чтобы план был полезным, его необходимо создать до того, как произойдет прерывание. Следующий этап плана, «восстановление», предназначен для продолжения поступления финансирования, оказания услуг и обслуживания клиентов, чтобы бизнес продолжал развиваться после окончания катастрофы. Заключительную фазу «непрерывности бизнеса» необходимо спланировать таким образом, чтобы она вернулась к тому состоянию, на котором компания работала до катастрофы.
Организационный план
Некоторые области, требующие более глубокого планирования, включают хранение такой информации, как данные о сотрудниках, страховках и финансовых отчетах; компьютерное оборудование, программное обеспечение и данные; а также карту строительной площадки и технические характеристики инженерных коммуникаций. Организуйте эти важные данные так, чтобы у них было несколько копий, причем набор хранился в альтернативном месте на случай разрушения главного офиса.
Еще более широкий этап планирования включает анализ рисков и анализ влияния на бизнес. Эти планы являются специализированными и могут помочь вашей компании избежать серьезных финансовых потерь. Существует множество веб-сайтов, на которых имеются мощные инструменты планирования, которые помогут на всех этапах процесса планирования, но лучше всего начать с следующих сайтов:
• Американский Красный Крест предлагает полезную информацию для бизнеса на сайте www.redcross.org.
•Институт безопасности бизнеса и дома предоставляет инструменты планирования на своем веб-сайте www.ibhs.org/business_protection.
• Центры по контролю и профилактике заболеваний имеют полный список важных веб-сайтов по адресу www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• У федерального правительства есть сайт по обеспечению готовности www.ready.gov.
Разбивка задачи планирования на небольшие части и организация команды для работы над планом сделают этот процесс более комфортным. Американский Красный Крест сообщает, что до 40 процентов малых предприятий не открываются вновь после стихийных бедствий, таких как наводнение, торнадо или землетрясение. Не позволяйте своему бизнесу пострадать из-за того, что у вас не было времени составить план.
EGA — консалтинговая фирма, специализирующаяся на оказании помощи производящей промышленности в подготовке стороннего аудита безопасности пищевых продуктов, разработке свежих продуктов, исследованиях рынка, маркетинговых стратегиях и рекламных планах. Для получения дополнительной информации позвоните по телефону (616) 784-2728 или посетите сайт www.edithgarrett.com.